当选择的时候,需要考虑的四个因素
您是否对以下情况感到熟悉?您的公司需要保持最新的研究成果以保持竞争 力。团队成员将找到并找到 PDF 文章并将其保存在自己的计算机上。在另
一个工作组中,可能会找到相同的论文,购买,并进行分析。
一年后,另一项目可能需要该论文,但由于没人能在网络上找到该论文,因 此需要对其进行定位,购买和再次分析。所有这些额外的工作意味着浪费您 的公司的时间和金钱。此外,如果之前将 PDF 及其注释仅保存在其他团队
成员可以找到它们的地方,则可以避免该问题。
参考管理软件可以为解决这一难题提供帮助,因为它为保存外部文献提供了 一个中心位置,并使再次查找变得容易。最初是为大学环境而开发的,
在过去的十年中,参考管理程序已被知识型公司越来越多地采用。
三个挑战–查找,保存和保护信息
参考管理软件有助于解决知识型公司面临的三个主要挑战:
- 能够从大量发布的信息中挑选出有用的资源和想法,然后在以后再次找 到它。
- 团队合作创建知识库,从而使每个团队成员的信息和见解可提供给团 队中的其他所有人。
- 保护这一来之不易的知识,以防第三方丢失或访问。
下面我们将为您概述最受欢迎的软件的工作方式。然后,我们将讨论在 选择要在公司内使用的软件时应考虑的事项。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-1.png)
三个级别信息管理
所有参考管理程序都有一个共同点:它们为收集书籍,文章,网页和其他 来源的元数据提供了一个场所,然后可将其用于引用您编写的报告,文章 或书籍中的这些来源。
元数据的这种使用在编写文本时可提高效率,因为不再需要手动创建引文 和参考列表。取而代之的是,它们将被自动正确格式化并输出您选择的引 用样式所需的所有必要信息。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-2.png)
元数据管理
选择要添加到数据库中的引用可以帮助公司过滤掉相关研究。这项工作值 得,因为参考管理程序包含搜索选项,可以轻松地检索源稍后的。但
是,在此级别上,由于仅使用元数据而不使用实际来源,因此该程序对于 组织的价值仍然相对有限。
文档管理
因此,大多数参考管理程序现在不仅管理元数据,而且还管理全文文档,这 些文档附加在程序中的相应记录上。这使参考管理程序优于传统的存 PDF 方法文件在网络驱动器上的文件夹结构中。与在简单的分层文件夹结构中进 行查找相比,重新查找文章要容易得多,因为该软件可以搜索其元数据或全文中的术语。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-3.png)
思想管理
但是,最重要的通常不是文章本身,而是其中包含在各个段落或句子中的信 息。因此,许多参考管理程序都可以突出显示 PDF 中的文本段落,以便您
快速滚动浏览重要部分。如果参考管理程序不具备此功能,则可以使用外部 PDF 查看器创建突出显示。
缺点之一是这些突出显示的文本段落仍被束缚在 PDF 文件中,无法与其他 PDF 上类似主题的文本段落分组。理想情况下,即使来自不同的 PDF 文章,也可以一次查看同一主题的所有文本段落。为此,必须有可能以与引用 相同的方式管理这些项目。
下面的比较表中唯一可以做到这一点的程序是 Citavi及其知识组织工区。虽 然 Zotero 可以与特殊附件一起使用,以从 PDF中提取文本段落,并将其
保存在注释字段中,只有 Citavi 会将每个文本段落视为可以被标记,分组和 分类的单个元素。这些知识项目可以与主题一起显示其他知识项目。但
是,他们永远不会失去与参考资料和 PDF,始终可以直接跳转到 PDF中的 原始上下文。
选择一款文献管理软件时的注意事项
现在,您已经知道参考管理程序是如何工作的以及何时有用,让我们看一下 选择程序时的一些特殊注意事项。下面,我们将重点关注对组织重要的四个 因素:与现有工作流程的集成,团队合作的可能性,数据安全性和支持服务。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-4.png)
集成到现有工作流程中
集成到现有工作流程中每个公司的知识积累过程因行业而异到行业,从公司 到公司,再到人与人。参考管理程序必须足够灵活,才能集成磨合现有的工 作流程。一种可能性是通过开放的附加界面,从而可以为以下应用添加或自 定义功能:
特殊的工作流程。由于它是一个开放源代码程序,因此 Zotero 从本质上来 说已经为此做好了准备。唯一的其他软件可以通过简单的宏和更复杂的附件 添加功能的是 Citavi。对公司知识必不可少的新功能管理工作流可以根据团 队或行业的要求进行开发和定制。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-5.png)
团队合作的选择
尽管公司的工作流程有所不同,但所有公司的共同点是,他们的工作通常 是在团队中进行的。即使某些团队成员从事单个项目,结果通常也会在特 定时间与小组共享。可以在共享文献数据库上一起工作,或者可以将其提 供给
因此,整个团队是选择程序时的关键考虑因素。
此外,请考虑可以帮助您的团队更有效地合作的功能。例如,如果您想将 工作委托给同事,则程序内任务管理可能会有所帮助。如果你有一个
程序内聊天功能可以帮助其他人快速而轻松地进行交流,这是与另一个团 队成员已经在使用的论文有关的问题。
对于某些公司来说,能够管理团队成员的访问和编辑权限也很重要。并非 所有人都应该能够访问所有项目,也不是所有人都应该能够编辑所有项
目。参考管理工具必须允许不同的用户角色。 Zotero和 Citavi都可以分配 只读和编辑权限。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-6.png)
数据安全
与团队合作紧密相关的是程序存储信息的地方,因为大多数参考管理工具 都要求数据库在线才能使用协作功能。这意味着将信息存储在公司内部基 础架构之外的服务器上,这可能与组织内的数据安全性和数据保护策略冲 突。在决定使用哪个程序时,应考虑参考管理程序服务器的位置和提供者,因为每个国家/地区都有自己的数据保护法律。
尽管对云技术和云安全性进行了改进,但许多公司仍喜欢简单的数据安全 策略:本地存储本地文件。由于许多参考管理程序仅在云中提供团队功
能,这导致了一个难题:要么将信息保存在云中,要么失去协作能力。
只有三个程序支持本地团队协作方案:Reference Manager,Zotero和
Citavi。 Reference Manager曾经是一种流行的协作工具,但其开发工作
于 2008年停止,并于 2016年终止了支持。虽然 Zotero允许在本地保
存 Zotero文件服务器,但只有 Debian Wheezy服务器才可以这样做。
Citavi 为本地团队合作提供了两种可能性。第一个选择是将 Citavi for
Windows项目保存在本地网络驱动器上。在这种情况下,最多三个用户可 以同时处理一个项目文件。第二种选择是使用 Citavi for DBServer版
本,它对用户数量没有限制。使用此选项,可以将项目以完整版或免费版 Express版本保存在 Microsoft SQL数据库服务器上。
即使使用 Citavi,仍然存在难以在本地实现的团队合作场景,例如,如果 公司与外部用户(例如医疗撰稿人或代理商)合作。对于这些情况,必须 将必需的信息在线提供给外部工作人员。如上所述,关注数据安全的公司 应检查存储在哪个国家/地区的在线项目,适用哪些数据保护法律以及服务器提供商是谁。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-7.png)
专业支持服务
作为一家知识型公司,员工的时间可能是您最宝贵的资产之一。如果参考 管理工具出现问题,则希望能够尽快解决。因此,选择参考管理人员
时,还应该考虑专业支持服务的可用性程序。
幸运的是,所有商业解决方案(Citavi,Endnote等)都提供了此类支
持。仅 Zotero等开源程序不提供专业支持服务。在此也必须注意
Reference Manager的客户支持已于 2016年终止。
![](https://www.softhead-citavi.com/wp-content/uploads/2021/01/image-8.png)
底线
参考管理程序不再仅管理参考。他们也越来越多地支持公司评估外部精 简,从这些来源中提取和保存重要的见解,并将这些内容提供给整个团 队。他们很快成为需要保持领先地位的知识型公司的必备工具。
为您的公司选择参考管理程序时,请务必考虑可定制性,团队合作能力,支 持和数据安全性。
Citavi | Endnote | Mendeley | Zotero | Reference Manager* | |
知识产生 | |||||
创建和查找元数据 | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
附加 PDF | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
突出显示文字中的段落程序 | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
提取所选文字段落 | ✔ | ✖ | ✖ | Zotfile add-on | ✖ |
组织选定文字段落 | ✔ | ✖ | ✖ | ✖ | ✖ |
数据存储 | |||||
共享云项目/图书馆 | Microsoft Azure 德国 (项目数据), Microsoft Azure 西欧(个人数据) |
EndNote 自己的服务器 | 没有可用的服务器信息,但可能是美国的 Amazon Web Services |
没有可用的服务器信息,但可能是美国的 Amazon Web Services |
✖ |
共享本地或网络项目 | 公司自己的设备/网络 | ✖ | ✖ | ✖ | ✔ |
共享数据库服务器项目 | 公司自己的 SQL/MySQL 服务器 |
✖ | ✖ | Zotero数据服务器 在 Debian Wheezy 上 |
✖ |
团队协作 | |||||
用户限制 | 云项目没有用户限制 和数据库服务器 项目;本地或网络项目三个并发 |
最多100个用户云项目; 每用户只能使一个 图书馆线上 |
最多100个用户云项目 | 没有用户限制云项目 | ✔ |
在项目或库的基础上将角色和权限分开 | 在云和数据库 服务器项目中 |
✖ | ✖ | 在云和数据库 服务器项目中 |
✖ |
聊天功能 | ✔ | ✖ | ✖ | ✖ | ✖ |
任务管理和分配 | ✔ | ✖ | ✖ | ✖ | ✖ |
能够为特殊工作流程创建自定义 | |||||
提供 API | ✔ | ✖ | ✖ | ✖ | ✖ |
支持服务 | |||||
提供服务水平协议的专业支持 | ✔ | ✔ | ✔ | ✖ | ✖ |
** Reference Manager:开发工作于 2008 年停止,支持工作于 2016 年底终止。 |