为什么您的公司需要一款参考资料数据管理工具?

当选择的时候,需要考虑的四个因素

您是否对以下情况感到熟悉?您的公司需要保持最新的研究成果以保持竞争 力。团队成员将找到并找到 PDF 文章并将其保存在自己的计算机上。在另

一个工作组中,可能会找到相同的论文,购买,并进行分析。

一年后,另一项目可能需要该论文,但由于没人能在网络上找到该论文,因 此需要对其进行定位,购买和再次分析。所有这些额外的工作意味着浪费您 的公司的时间和金钱。此外,如果之前将 PDF 及其注释仅保存在其他团队

成员可以找到它们的地方,则可以避免该问题。

参考管理软件可以为解决这一难题提供帮助,因为它为保存外部文献提供了 一个中心位置,并使再次查找变得容易。最初是为大学环境而开发的,
在过去的十年中,参考管理程序已被知识型公司越来越多地采用。

三个挑战–查找,保存和保护信息

参考管理软件有助于解决知识型公司面临的三个主要挑战:

  • 能够从大量发布的信息中挑选出有用的资源和想法,然后在以后再次找 到它。
  • 团队合作创建知识库,从而使每个团队成员的信息和见解可提供给团 队中的其他所有人。
  • 保护这一来之不易的知识,以防第三方丢失或访问。

下面我们将为您概述最受欢迎的软件的工作方式。然后,我们将讨论在 选择要在公司内使用的软件时应考虑的事项。

三个级别信息管理

所有参考管理程序都有一个共同点:它们为收集书籍,文章,网页和其他 来源的元数据提供了一个场所,然后可将其用于引用您编写的报告,文章 或书籍中的这些来源。

元数据的这种使用在编写文本时可提高效率,因为不再需要手动创建引文 和参考列表。取而代之的是,它们将被自动正确格式化并输出您选择的引 用样式所需的所有必要信息。

元数据管理

选择要添加到数据库中的引用可以帮助公司过滤掉相关研究。这项工作值 得,因为参考管理程序包含搜索选项,可以轻松地检索源稍后的。但
是,在此级别上,由于仅使用元数据而不使用实际来源,因此该程序对于 组织的价值仍然相对有限。

文档管理

因此,大多数参考管理程序现在不仅管理元数据,而且还管理全文文档,这 些文档附加在程序中的相应记录上。这使参考管理程序优于传统的存 PDF  方法文件在网络驱动器上的文件夹结构中。与在简单的分层文件夹结构中进 行查找相比,重新查找文章要容易得多,因为该软件可以搜索其元数据或全文中的术语。

思想管理

但是,最重要的通常不是文章本身,而是其中包含在各个段落或句子中的信 息。因此,许多参考管理程序都可以突出显示 PDF 中的文本段落,以便您
快速滚动浏览重要部分。如果参考管理程序不具备此功能,则可以使用外部  PDF 查看器创建突出显示。

缺点之一是这些突出显示的文本段落仍被束缚在 PDF 文件中,无法与其他  PDF 上类似主题的文本段落分组。理想情况下,即使来自不同的 PDF 文章,也可以一次查看同一主题的所有文本段落。为此,必须有可能以与引用 相同的方式管理这些项目。

下面的比较表中唯一可以做到这一点的程序是 Citavi及其知识组织工区。虽 然 Zotero 可以与特殊附件一起使用,以从 PDF中提取文本段落,并将其
保存在注释字段中,只有 Citavi 会将每个文本段落视为可以被标记,分组和 分类的单个元素。这些知识项目可以与主题一起显示其他知识项目。但
是,他们永远不会失去与参考资料和 PDF,始终可以直接跳转到 PDF中的 原始上下文。

选择一款文献管理软件时的注意事项

现在,您已经知道参考管理程序是如何工作的以及何时有用,让我们看一下 选择程序时的一些特殊注意事项。下面,我们将重点关注对组织重要的四个 因素:与现有工作流程的集成,团队合作的可能性,数据安全性和支持服务。

集成到现有工作流程中
集成到现有工作流程中每个公司的知识积累过程因行业而异到行业,从公司 到公司,再到人与人。参考管理程序必须足够灵活,才能集成磨合现有的工 作流程。一种可能性是通过开放的附加界面,从而可以为以下应用添加或自 定义功能:

特殊的工作流程。由于它是一个开放源代码程序,因此 Zotero 从本质上来 说已经为此做好了准备。唯一的其他软件可以通过简单的宏和更复杂的附件 添加功能的是 Citavi。对公司知识必不可少的新功能管理工作流可以根据团 队或行业的要求进行开发和定制。

团队合作的选择

尽管公司的工作流程有所不同,但所有公司的共同点是,他们的工作通常 是在团队中进行的。即使某些团队成员从事单个项目,结果通常也会在特 定时间与小组共享。可以在共享文献数据库上一起工作,或者可以将其提 供给

因此,整个团队是选择程序时的关键考虑因素。

此外,请考虑可以帮助您的团队更有效地合作的功能。例如,如果您想将 工作委托给同事,则程序内任务管理可能会有所帮助。如果你有一个

程序内聊天功能可以帮助其他人快速而轻松地进行交流,这是与另一个团 队成员已经在使用的论文有关的问题。

对于某些公司来说,能够管理团队成员的访问和编辑权限也很重要。并非 所有人都应该能够访问所有项目,也不是所有人都应该能够编辑所有项
目。参考管理工具必须允许不同的用户角色。 Zotero和 Citavi都可以分配 只读和编辑权限。

数据安全

与团队合作紧密相关的是程序存储信息的地方,因为大多数参考管理工具 都要求数据库在线才能使用协作功能。这意味着将信息存储在公司内部基 础架构之外的服务器上,这可能与组织内的数据安全性和数据保护策略冲 突。在决定使用哪个程序时,应考虑参考管理程序服务器的位置和提供者,因为每个国家/地区都有自己的数据保护法律。

尽管对云技术和云安全性进行了改进,但许多公司仍喜欢简单的数据安全 策略:本地存储本地文件。由于许多参考管理程序仅在云中提供团队功
能,这导致了一个难题:要么将信息保存在云中,要么失去协作能力。

只有三个程序支持本地团队协作方案:Reference Manager,Zotero和
Citavi。 Reference Manager曾经是一种流行的协作工具,但其开发工作
于 2008年停止,并于 2016年终止了支持。虽然 Zotero允许在本地保
存 Zotero文件服务器,但只有 Debian Wheezy服务器才可以这样做。

Citavi 为本地团队合作提供了两种可能性。第一个选择是将 Citavi for
Windows项目保存在本地网络驱动器上。在这种情况下,最多三个用户可 以同时处理一个项目文件。第二种选择是使用 Citavi for DBServer版
本,它对用户数量没有限制。使用此选项,可以将项目以完整版或免费版 Express版本保存在 Microsoft SQL数据库服务器上。

即使使用 Citavi,仍然存在难以在本地实现的团队合作场景,例如,如果 公司与外部用户(例如医疗撰稿人或代理商)合作。对于这些情况,必须 将必需的信息在线提供给外部工作人员。如上所述,关注数据安全的公司 应检查存储在哪个国家/地区的在线项目,适用哪些数据保护法律以及服务器提供商是谁。

专业支持服务

作为一家知识型公司,员工的时间可能是您最宝贵的资产之一。如果参考 管理工具出现问题,则希望能够尽快解决。因此,选择参考管理人员
时,还应该考虑专业支持服务的可用性程序。

幸运的是,所有商业解决方案(Citavi,Endnote等)都提供了此类支
持。仅 Zotero等开源程序不提供专业支持服务。在此也必须注意
Reference Manager的客户支持已于 2016年终止。

底线

参考管理程序不再仅管理参考。他们也越来越多地支持公司评估外部精 简,从这些来源中提取和保存重要的见解,并将这些内容提供给整个团 队。他们很快成为需要保持领先地位的知识型公司的必备工具。

为您的公司选择参考管理程序时,请务必考虑可定制性,团队合作能力,支 持和数据安全性。

  Citavi Endnote Mendeley Zotero Reference Manager*
知识产生          
创建和查找元数据
附加 PDF
突出显示文字中的段落程序
提取所选文字段落 Zotfile add-on
组织选定文字段落
数据存储          
共享云项目/图书馆 Microsoft Azure 德国
(项目数据),
Microsoft Azure 西欧(个人数据)
EndNote 自己的服务器 没有可用的服务器信息,但可能是美国的
Amazon Web Services
没有可用的服务器信息,但可能是美国的
Amazon Web Services
共享本地或网络项目 公司自己的设备/网络
共享数据库服务器项目 公司自己的 SQL/MySQL
服务器
Zotero数据服务器
在 Debian Wheezy 上
团队协作          
用户限制 云项目没有用户限制
和数据库服务器
项目;本地或网络项目三个并发
最多100个用户云项目;
每用户只能使一个
图书馆线上
最多100个用户云项目 没有用户限制云项目
在项目或库的基础上将角色和权限分开 在云和数据库
服务器项目中
在云和数据库
服务器项目中
聊天功能
任务管理和分配
能够为特殊工作流程创建自定义          
提供 API
支持服务          
提供服务水平协议的专业支持
** Reference Manager:开发工作于 2008 年停止,支持工作于 2016 年底终止。