如何选择一款对的参考文献管理软件?

搞清这 9 个问题让您更清楚您更适合哪一款!

如今选择太多,无误的选择就会导致自己浪费很多时间,走很多弯路,就好比找到适合各种场合的鞋子并不容易。找到合适的文献管理软件来帮助您撰写科学论文同样困难。还没有一个完美的程序,每个人都喜欢和完成与科学工作有关的所有任务。技术要求、所需功能范围和操作要求因人而异。

如何找到最适合您的文献管理软件?

如果您准备要选择第一个或想尝试一个新的文献管理软件,您应该问自己以下问题:

1) 我使用哪个操作系统(Windows 、macOS)和 Word(微软、WPS 等)?

在仔细查看软件或工具之前,请先查看一下您的技术环境。您使用哪个操作系统?您是否有几台设备要来回切换使用您的文献或阅读文本?你用什么文档处理处理来写你的科学作品?在线工具支持哪个浏览器?

检查系统在使用该工具时应满足的技术要求。

2) 我想在哪里存储我的数据:本地还是云端?

只有您应该确定数据的存储位置。仅联机可用的工具将您的数据存储在其服务器上。了解服务器的位置,以及您的机构是否允许您使用该工具。

在线工具的优势在于位置独立性、简单的合作以及软件提供商负责备份您的数据的事实。但是,如果没有网络或者服务器宕机中断,您可能无法访问您的数据,并且必须等待。

但是,如果将本地数据存储在您自己的设备上,您可以完全控制文献数据、PDF 和注释。但是,备份保护也是一项重要的责任,因为您应该在不同的设备和不同位置创建定期的自定义备份。这是您确保在发生缺陷或盗窃时不会丢失重要数据的唯一方法。

3) 如何导出我收集文献资料数据?

在工具中收集数据之前,请了解是否以及如何再次获取您的文献条目和 PDF 文件。您的软件可能会从市场上停止更新或者公司倒闭,或者您可能会发现更好的选择。您的软件应该支持常见的导出格式,如 RIS 或 BibTeX。还应可以导出文本或表格形式。这样,您就可以将数据引入其他软件,无需付出任何努力,且不会丢失数据。

4) 我的同事或同学使用哪个软件进行团队合作?

如果你像我一样,那么你会发现新的,有用的软件令人兴奋,并热情地告诉你的朋友和同事。依靠您环境中了解您和您工作习惯的人的建议。此外,如果您对使用情况有任何疑问,您始终可以找到帮助的人。

计划在一个团队中一起使用工具,而同事对软件非常兴奋,并测试它。因为当每个人都使用相同的工具时,协作通常是最容易的。如果您不能达成一致,请与您的软件不兼容,请咨询软件支持。至少可以通过标准格式导出,然后导入其他程序(见第 3 点)。

5) 我可以为这个软件投资多少钱?

软件由人设计、编程、分发和调解。这些成本的涵盖方式不同:在开源程序中,开发人员和组织会利用空闲时间或财务支持项目,在免费软件广告可能显示或数据将进一步使用的情况下。当然,也有商业软件,用户理应支持和奖励这些工作者与购买或租赁价格,以保障这款软件的长期更新和维护。

但是,应该提供免费试用,以了解该计划。机构也经常提供免费的计划,因为他们是统一许可。

6) 我可以从我的常用的研究数据库导入数据吗?

除了您的设备环境外,您的计划还应与科学工作的其他重要服务顺利合作。

特别是,您从专业数据库或目录将数据导入文献管理。某些软件提供直接在程序本身中执行数据库搜索的可能性,而其他软件则首先从数据库中导出数据,然后在下一步中使用导入筛选器将其导入到软件中。如果无法从”您常用的数据库中收集数据, 从而导致您的时间成本增加。。

**在任何情况下,导入后,检查数据的准确性,以查看数据是否完整,是否与原始源匹配。

7) 引文样式是否符合我的准则?

对于许多用户来说,文献管理程序最重要的功能是引文。为了满足您自己的文档中期刊的引文要求,数据必须首先以结构化形式记录(参见第 6 点)。只有这样,程序才能根据要求在末尾正确输出输入。

没有正确或错误的引文。几乎每本杂志、大学、教职员工或出版商对书目应该长什么样都有自己的想法。因此,您的软件应实施各种引文样式指南,并提供供下载。在最好的情况下,您还可以创建自己的样式,甚至更好:希望自己的样式用于计划发布。

8)是否可以提供更好的服务支持?

大多数人对软件的支持已经麻木,因为他们觉得购买了软件只是购买了许可证,在使用上遇到问题,往往自己要耗费更多的时间去寻找答案,得不到有效快速的解答,我们是知识工作者并不是专业的软件工程师,使用工具的目的就是为了加快速度,减少工作量,但是有些软件比我们预期更耗费时间,所以选择一款包含技术支持,并且响应速度快的公司,是非常有必要的。

9) 软件是否能提供我需要的所有功能?

某些功能对引文或文献管理软件的所有用户都很有用。其中包括导入(见第6点)或书目问题(见第7点)。此外,您应该了解哪些功能对您的工作方式和工作流很重要,以及后期您可能会用到什么功能,选择功能多的一款软件总是好的,“越读越薄”,如果当您选择了一款功能简单的软件,当您后期需要一些其他功能的时候,您这时候不得不寻找其他的解决方案,到时候可能是一个工作,来回切换好几个软件来协作完成,或者这时候要切换别的软件,这时候会耗费更多的时间。

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